Як розрахувати середню чисельність працівників: приклади. Порядок, особливості розрахунку та рекомендації

В організаціях трудяться співробітники основного складу, особи, влаштовані за договорами цивільно-правового характеру, сумісники. Під час здачі статистичної звітності бухгалтеру необхідно зробити розрахунок середньої чисельності працівників підприємства (СРЧ) і окремо відобразити всі категорії працевлаштованих осіб. Детальніше про те, як це зробити, читайте далі.

Навіщо це потрібно

Розрахунок середньої чисельності працівників проводиться в ситуаціях, коли необхідно визначити:

Не варто плутати даний показник зі середньоспискової чисельністю. Вона розраховується:

• при заповненні річної статистичної форми;
• при поданні податкових декларацій;
• у випадках, коли підприємство звільнено від сплати ЄСП з сум не більше ста тисяч рублів протягом поточного періоду;
• при застосуванні спеціальних ставок податків організаціями, які здійснюють діяльність у сфері ІТ;
• при розрахунку частки прибутку відокремлених підрозділів, окремих представництв;
• при з'ясуванні права на використання ССО;
• у разі звільнення від податку на майно;
• при заповненні форми № 4 «Відомість ФСС»;
• при заповненні звіту за добровільним внескам окремих категорій страхувальників.

Зовнішні сумісники

Як розрахувати середню чисельність працівників, які трудяться неповний день? Існують дві методики: прямий і спрощений розрахунок. У рамках першого визначається загальна кількість днів роботи, розподілом числа годин у місяці на тривалість доби. Останній показник залежить від тривалості тижні. СРЧ за місяць - це приватне від співвідношення кількості відпрацьованих днів і числа працевлаштованих осіб.

При використанні схеми спрощеного розрахунку робочий час сумісників ділиться на тривалість дня. Потім отримане значення перемножується на число діб у місяці. Підсумковий результат ділиться на число днів роботи в періоді.

Неповнолітні співробітники, інваліди І та ІІ гр. не відносяться до сумісникам, оскільки для них законодавчо передбачений неповний день роботи. Кількість таких працевлаштованих осіб враховується в основному складі. Розрахунок середньої чисельності працівників, приклади якого будуть представлені далі, не включає час відпусток, простоїв, хвороби, участі у страйках, у тому числі з вини інших осіб.

Іванов відпрацював в організації 20 діб по 4:00, Петров - 18 днів по 5:00, Сидоров - 21 день по 4,5 години. У звітному періоді було 20 робочих діб. Середня кількість тимчасових співробітників становить:

• прямий рахунок: [(20 х 4 + 18 х 5 + 21 х 4,5): 8]: 20 = 1,65 чол .;
• спрощена схема: (4: 8) х 20 + (5: 8) х 18 + (4,5: 8) х 21 = 1,65 чол.

Приклад 1

У ЗАТ трудяться 4 зовнішніх сумісника. Дані про працевлаштованих особах представлені в таблиці далі. Тривалість робочого дня - 8:00. У січні було відпрацьовано 17 днів. Розрахуємо, скільки сумісників трудиться в організації за спрощеною методикою.

• Іванова: 4: 8 = 0,5 чол .;
• Петрова: 8: 8 = 1 чол .;
• Сидорова: 3: 8 = 0,38 чол .;
• Альохіна Н. Д .: 2,5: 8 = 0,31 чол.

Визначимо кількість відпрацьованих людино-днів:

• 0,5 х 17 + 1 х 8 + 0,38 х 17 + 0,31 х 17 = 28,23.

Як розрахувати середню чисельність працівників, трудящих неповний час? Це робиться таким чином:

• 28,23: 17 = 1,66 чол.

Особи, які працюють за цивільно-правовими договорами

Порядок розрахунку середньої чисельності працівників такий же, як і в попередньому прикладі. Такі співробітники ураховуються як цілі одиниці. СРЧ визначається шляхом додавання аналогічних показників за всі періоди і ділення суми на кількість місяців. З розрахунку виключаються:

• ВП без утворення юрособи;
• співробітники, з якими у організації немає договорів;
• особи, з якими укладені договори на передачу майнових прав.

У неробочі дні застосовується значення показника за попередню добу.

Приклад 2

Доповнимо умови попередньої задачі. У січня 2015 року підприємство уклало з трьома співробітниками договору:

• З 09.01 по 26.01 - з Старнно І. І.
• З 10.01 по 28.02 - з Алексєєвим Н. Р.
• З 12.01 до 31.03 - з Ілюшечкин Р. О.

Як розрахувати середню чисельність працівників?

У січні 31 к. Д. Всього в організації працевлаштовано 62 підрядних працівника. СРЧ становить: 62: 31 = 2 чол.

Приклад 3

Організація уклала цивільно-правові договори в жовтня 2014 року з трьома співробітниками на періоди:

• з 02 по 15 жовтня;
• з 09 по 20 жовтня;
• з 17 по 29 жовтня.

У місяці 31 к. Д. Як розрахувати середня чисельність працівників за звітний місяць?

• 01.1: 0 раб.
• 02.10-08.10: 1 х 7 = 7 роб. (у вихідні дні застосовується значення показника за попередні робочі добу, тобто 1).
• 09.10-15.10: 2 х 7 = 14 роб.
• 16.10: 1 раб.
• 17.10-21.10: 2 х 5 = 10 роб.
• 22.10-29.10: 8 раб.

РАЗОМ: 7 + 14 + 1 + 10 + 8 = 40 роб.

Як розрахувати середню чисельність працівників? Потрібно розділити середнє число працевлаштованих осіб на кількість діб у місяці: 40: 31 = 1,29 чол.

Точність розрахунків

У процесі калькуляції може виникнути ситуація, коли деякі дані мають дробові значення. Щоб не спотворювати результати звітності, краще їх не округляти. Винятком є випадки, коли отримані результати в подальших розрахунках брати участь не будуть. Наприклад, у випадках, коли бухгалтерії просто потрібно дізнатися середня кількість працевлаштованих осіб.

Розрахунок чисельності робітників

Дані про середню кількість працівників використовуються органами статистики для відображення числа працевлаштованих осіб територіями і сферам економіки. Дані юридичних осіб та їх підрозділів збираються за єдиною методикою. У звітності окремо виділяється середньооблікова кількість працевлаштованих співробітників, число сумісників і осіб, які працюють за договорами.

Загальна формула має наступний вигляд:

• Середнє у робочих = середньооблікова кількість співробітників + середня кількість сумісників + середня кількість осіб, які працюють за цивільно-правовим актам.

Приклад 4

Доповнимо умови задачі № 2. Припустимо, що середньооблікова кількість працевлаштованих осіб склало 52,3 чол в січні 2015 року. Як розрахувати середню чисельність працівників за місяць? Використовуючи вищенаведену формулу. Кількість сумісників було розраховано у прикладі 1, а число осіб, які працюють за договорами, - у прикладі 2.

• СРЧ = 52,3 + 1,66 + 2 = 55,96 чол.

Як розрахувати середню чисельність працівників за квартал, півріччя, рік? Аналогічним способом. Необхідно підсумувати дані за кожен місяць розглянутого періоду, а потім результат розділити на їх кількість.

Альтернативні способи

Як розрахувати середню чисельність працівників за рік? Підсумувати дані показника за календарні місяці, а потім розділити отримане значення на 12. Такий метод надає чіткі цифри, але вимагає трудомісткого процесу. У процесі підрахунку аналізується весь табель робочого часу.

Середньооблікова кількість працівників організації за рік склало 250 чол. Крім того, на підприємстві були оформлені:

• Двоє зовнішніх сумісників на 0,5 ставки, які трудилися 7 повних місяців.
• Ще один сумісник працював весь рік на півставки.
• 3 людини працювали неповний день 5 місяців на 0,5 ставки.
• За договорами було працевлаштовано 10 осіб на період з лютого по вересень, 5 осіб - з квітня по грудень-7 осіб - з червня по листопад. Всі відпрацювали повні місяці.

• СРЧ = 250 + (2 х 0,5 х 7 + 1 х 0,5 х 12 + 3 х 0,5 х 6): 12 + (10 х 8 + 5 х 9 + 7 х 6): 12 = 265, 7 або 266 чоловік.

Таким чином, в організації в перерахунку за рік опрацювало 1,8 чол. неповний день і 13,9 чол. - За договорами.

На практиці використовуються інші методи розрахунку. Якщо є дані на початок і кінець періоду, то СРЧ розраховується як середньоарифметичне.

Приклад

Відомі дані про чисельність працівників:

• на початок року - 280 чол .;
• на 01.04 - 296;
• на 01.06 - 288;
• на 01.10 - 308;
• на 31.12 - 284 чол.

Визначимо СРЧ за рік:

• [280: 2 + 296 + 288 +308 284: 2]: (5 - 1) = 294 чол.

Якщо відомі дані тільки на січень і грудень, то СРЧ розраховувалося б як середньоарифметичне:

• СРЧ = (280 + 284): 2 = 282 чол.

Обидва результати дають приблизні цифри, але часто використовуються на практиці.

Середньооблікова чисельність (СЧП)

У цей показник включаються співробітники, які виконували тимчасову і постійну роботу, які один і більше днів отримували заробітну плату. У розрахунок беруться особи, котре з'явилося на роботу і відсутні:

• у зв'язку з відрядженням;
• через хворобу;
• у зв'язку з виконанням гособязанностей;
• спрямовані на підвищення кваліфікації в освітні установи;
• студенти, аспіранти, за якими зберігається заробітна плата;
• знаходилися в основних, відпустці по догляду за дитиною, «за свій рахунок»;
• по причині страйків за умови, що якщо співробітник в них не брав.

Співробітники, що займають більше однієї ставки або оформлені як сумісники, при розрахунку середньооблікового показника враховуються як цілі одиниці. Дані беруться з табеля відпрацьованого часу. Показник за місяць визначається шляхом додавання даних за календарні дні. Значення коефіцієнта в святкові та вихідні дні приймається рівним показнику за попередні робочі добу.

Середньооблікова кількість співробітників за рік = (СЧП січ. + СЧП лют. + ... СЧП дек.): 12.

Показник за місяць розраховується аналогічно: кількість співробітників за кожні календарну добу ділиться на число відпрацьованих днів. Якщо розрахунковий значення дробове, то у звіті вказується СЧП з округленням. Дані в податкову за попередній рік подаються до 20 січня поточного. Існує більш зручна методика розрахунку. Спочатку визначається число робітників, зайнятих повний день, а потім тих, хто трудиться кілька годин. Сума цих двох показників обчислюється окремо за кожний місяць, квартал і рік.

З калькуляції виключаються:

• зовнішні сумісники;
• особи, які укладався договір на профнавчання з виплатою стипендії;
• власники організації, які не отримували зарплату;
• адвокати;
• співробітниці, які перебувають у відпустках по вагітності та пологах;
• співробітники-студенти, які знаходилися в додатковому, відпустці без збереження зарплати;
• особи, які трудяться за договорами;
• співробітники, спрямовані на роботу в іншу країну;
• особи, які написали заяву про звільнення і відпрацьовують залишився.

Алгоритм

Працівники, які зайняті неповний день, враховуються прямо пропорційно відпрацьованому часу, але у звіті відображаються, як цілі одиниці. Якщо в організації трудяться два співробітники однакову кількість днів по 4:00, вони враховуються як ціла одиниця з повним робочим днем. Така ситуація зустрічається рідко. Зазвичай на великих підприємствах кількість відпрацьованих годин і днів не збігається. У таких ситуаціях використовується інша формула:

Середньооблікова кількість осіб = кількість відпрацьованих чол. / Год. в періоді: тривалість дня: кількість календарних діб.

Тривалість дня обчислюється виходячи з робочого тижня. Якщо графіком передбачено 40 годин роботи в тижні, то тривалість дня складає 8:00 і т. Д.

Приклад 5

Обліковий склад працевлаштованих осіб на підприємстві з 1 по 15 червня становила 100 осіб, а в другій половині місяця - 150 чоловік. У розглянутому періоді дві співробітниці перебували у відпустці по вагітності. За правилами, вони виключаються з розрахунку. Всі інші працівники були прийняті на повний день.

• 15 дн. х 98 чол. + 148 чол. х 15 дн. = 3690 чол.
• СЧП: 3690: 31 = 119,032, або 119 осіб.

Види діяльності

Як правильно розрахувати середньорічну чисельність працівників для форми П-4? У цьому звіті відображаються дані по підрозділах організації та видами діяльності. Співробітники, зайняті капремонтом обладнання, який здійснюється власними силами, не виділяються в окрему групу, а враховуються за видом діяльності. Також у звіті не варто відображати окремо допоміжні види робіт: співробітників управлінських підрозділів, адміністрацію, бухгалтерію, службу охорони, відділів постачання та зв'язку. Вони розглядаються як співробітники основного складу.