Робочий час. Фотографія робочого часу: приклад, зразок

Ефективність робить людей успішними, конкурентоспроможними. Відмінний інструмент для дослідження того, наскільки ефективно ви використовуєте робочий час, - фотографія робочого часу, іншими словами її ще називають хронометраж. Що це за інструмент, як ним користуватися і які він приносить результати - читайте у статті.

Що таке фотографія робочого часу?

Це спосіб дослідження, при якому суцільному вимірюванню піддається цілий робочий день або певний проміжок часу. Завдяки такому спостереженню можна отримати інформацію про те, чим зайнятий співробітник, група співробітників або бригада протягом робочого дня. Спостереження веде фахівець, також подібне дослідження можна проводити і самостійно. Фіксації піддаються тотально всі дії, як відносяться до роботи, так і відволікання, перекури, неформальне спілкування і так далі.

Серед співробітників, які захоплюються тайм-менеджментом і усвідомлюють важливість раціонального використання часу, це популярний інструмент. Більш того, якщо вас цікавить питання про те, як оптимізувати робочий час, фотографія робочого часу стане першим кроком. Управляти можна тільки тим, що вимірюється. Нерідко тільки спостереження, навіть без внесення змін у робочий день, вже призводить до зростання ефективності.

Мети

Цей метод переслідує ряд цілей. Одна з найважливіших - виявлення втрат часу протягом робочого дня. Наступна - визначення причин втрат часу і розробка системи заходів, яка дозволить працювати більш ефективно. Фотографія робочого часу дозволяє розробляти нормативи по часу для робочих процесів, переймати організаційний досвід у найбільш успішних співробітників і навчати йому інших людей для досягнення високих результатів.

Особливо цінними такого роду дослідження стають, коли вирішується питання про розширення або скорочення штату, перерозподіл обов'язків.

Якщо ви хочете обговорити зі своїм керівником підвищення оплати вашої праці або пошук помічника, складена самостійно індивідуальна фотографія робочого часу стане відмінною доказовою базою. У вас будуть вагомі аргументи, керівник поставиться до ваших пропозицій більш серйозно, якщо підготуватися подібним чином.

Проведення фотографії робочого часу

Незважаючи на те що в назві процедури присутнє слово «фотографія», нічого з фотографічної техніки не буде потрібно. Достатньо тільки паперу і ручки. Для спрощення завдання розроблені готові бланки зі зразками заповнення. Їх можна знайти в правових системах типу «Консультант». Форму можна розробити і самостійно або обійтися звичайної таблицею.

Одного дня не завжди буває достатньо, тому спостереження може вестися кілька днів.

Весь процес можна розділити умовно на три етапи: підготовчий, процес спостереження, обробка результатів. На підготовчому етапі складають і заповнюють бланки, на етапі спостереження ведеться запис, на етапі обробки результатів підраховують, скільки часу займає той чи інший вид роботи, аналізується ефективність, робляться висновки.

Підрахунок результатів

Щоб зручніше було вважати, однотипні операції об'єднують, збирають у групи. Найпопулярніші групи такі:

• Роботи з підготовки та завершенню (запуск устаткування, підготовка потрібних інструментів, вимикання обладнання, прибирання робочого місця).
• Організаційні питання.
• Час, використане на безпосереднє виконання обов'язків.
• Перерви на відпочинок і обід.

Можна виділити більш дрібні групи, якщо це доцільно для конкретного дослідження. Потім розраховується коефіцієнт, що показує ефективність чи неефективність робочого дня співробітника.

Бланк для хронометражу

У бланку обов'язково повинна бути «шапка», куди вноситься інформація про ПІБ та спеціальності співробітника, підприємстві, на якому ведеться дослідження, дату і час проведення аналізу.

Потім повинна бути таблиця. Перша колонка - це порядковий номер, потім стовпчик для найменування виконуваної роботи. У третій колонці зазначається проміжок часу, зі скількох і до скількох виконувалася робота. У четвертій колонці підраховується сума витраченого на роботу часу. Можна додати колонку для приміток.

Основні види дослідження

Спостерігати можуть за одним співробітником, тоді це буде індивідуальна фотографія. Можуть спостерігати за групою або бригадою, тоді це буде групова або бригадна фотографія.

Якщо спостереження ведеться протягом усього робочого дня, то така фотографія називається класичною. Можна піддавати фіксації не весь день, а тільки його окремі моменти.

Ще одну поділку вже згадувалося вище. Спостерігати може фахівець, або фотографуванням робочого дня можна займатися самостійно. При використанні стороннього спостерігача можна зіткнутися з негативною реакцією співробітників. Вони можуть відмовитися працювати під наглядом або, навпаки, почати працювати швидше і більше, ніж зазвичай, що призведе до невірних даними по тимчасових витратах.

Можуть бути проведені дослідження і за допомогою відеоапаратури. З одного боку, це дозволяє отримати об'єктивну інформацію, з іншого - не кожна дія можна чітко розмежувати, спостерігаючи за ним лише з боку, без коментарів особи, що виконує роботу.

Психологічна підготовка

Дослідження того, як співробітниками використовується робочий час - фотографія робочого часу, простий технічно, але складний психологічно спосіб. Співробітники сприймають такі дослідження як спробу стежити за ними, погіршити умови праці, виявити недоліки і покарати.

Тому важливо приділити увагу попередніми роз'ясненнями важливості подібного вивчення. Серйозний вплив надає психологічний клімат у колективі. Якщо люди працюють в атмосфері довіри і доброзичливості, то охоче підуть назустріч всього, що допоможе зробити організацію більш ефективною і конкурентоспроможною. Якщо ж, навпаки, для колективу характерно недовіра, постійні покарання, то отримати достовірну інформацію, яка дійсно дасть результати, буде вкрай складно.

Важливо вибудувати систему мотивації, при якій співробітникам було б вигідно працювати найбільш ефективно.

Розбираємо приклад

Не для всякого співробітника можливо скласти точний хронометраж робочого дня. Складніше всього проводити його у фахівців, зайнятих на управлінських посадах, особливо складна фотографія робочого часу бухгалтера. Простіше з тими фахівцями, у яких операції мають чіткі межі і відмітні ознаки. Як правило, це робочі спеціальності.

Давайте розглянемо приклад. Співробітник займає посаду менеджера в корпоративному відділі. Перед вами фотографія робочого часу (зразок):

• Початок робочого дня - 9-00.
• Підготовка робочого місця (завантаження комп'ютера, підготовка документів) - 9-10.
• Планерка - 9-15.
• Телефонна розмова з ключовим клієнтом - 9-30.
• Перевірка електронної пошти - 9-42.
• Підготовка договору для клієнта - 9-53.
• Перекур - 10-37.
• Підготовка презентації нового продукту для клієнта - 10-57.
• Обід - 14-05.
• Стажування нового співробітника - 14-58.
• Перекур - 16-15.
• Обзвон клієнтів - 16-30.
• Завершення дня (прибирання робочого столу, вимикання комп'ютера) - 17-55.
• Догляд додому - 18-00.

Тепер потрібно підрахувати, скільки часу зайняло кожна дія, розподілити види роботи по групах, порахувати коефіцієнт ефективності менеджера. Ця фотографія робочого часу (приклад) допоможе вам зробити власну.

Кому потрібна така інформація?

У першу чергу зацікавленими особами є керівники та власники компанії, які хочуть зрозуміти, наскільки оптимально завантажений персонал, чи ефективно використовуються трудові ресурси компанії.

Співробітники відділу по роботі з персоналом, кадрові служби теж потребують подібних дослідженнях, щоб складати здійснимі посадові інструкції, підбирати саме ту кількість співробітників, яке необхідно в організації, проводити дослідницьку роботу.

Відповідальні співробітники і самі зацікавлені в тому, щоб робочий день був використаний ефективно, без простоїв і авралів, не створювалися ситуації з переробками або роботою, взятої на будинок.

Тепер ви знайомі з методикою, яка дозволяє оцінити, чи ефективно використовується робочий час (фотографія робочого часу). Спробуйте застосувати метод на практиці, ви знайдете велику кількість резервів, побачите, як працювати оптимально. Завдяки такому підходу можна перетворитися в одного з найпродуктивніших працівників компанії, а це обов'язково побачать і оцінять по достоїнству.