Професія документознавець: посадові обов'язки

Документообіг - важлива складова діяльності і обов'язковий елемент управління будь-якої установи, організації, підприємства. Ділові папери повинні бути правильно складені, системно зберігатися і оптимально переміщатися. З розвитком економіки збільшуються інформаційні потоки і кількість документів у всіх сферах діяльності людини. Тому в наші дні зростає попит на досить нову професію - документознавець.

Хто такий документознавець

Документовед - це фахівець, який займається реєстрацією та обліком документації. Близькими професіями є секретар, архівіст, діловод.

Розпорядчі документи керівництва повинні бути правильно оформлені відповідно до нормативів і доведені до відома працівників, причому саме тих, для кого розпорядження призначалися. Документи мають властивість застарівати, виходити з обороту. У цьому випадку їх необхідно розсортувати відповідно до законодавчими актами з діловодства і помістити в архів. Все це робить документознавець.

Посадові обов'язки фахівця по роботі з документами можуть здатися нудними. Але це тільки на перший погляд. Через руки документознавців, особливо, якщо він на підприємстві один відповідає за документообіг, проходять всі інформаційні потоки, він за документами може відстежувати роботу всіх підрозділів і розуміти механізми діяльності та розвитку фірми.

У великих же організаціях обов'язки фахівців по роботі з документами, як правило, розділені: оформленням, реєстрацією, введенням в електронну базу даних, контролем виконання, зберіганням займаються різні люди і навіть цілі підрозділи.

Що повинен знати документознавець

Щоб грамотно складати документи, в яких інформація викладена лаконічно, чітко і зрозуміло, фахівець повинен знати призначення і форми складання всіх видів документів. Щоб знати, як виглядає має юридичну силу документ, він повинен володіти основами права.

Оскільки сьогодні більша частина документів зберігається на електронних носіях, і потрібен комп'ютерний обмін інформацією, фахівець з документообігу повинен розбиратися в програмній забезпеченні. Він повинен формувати електронні бази даних і вміти пояснюватися з персоналом, обслуговуючим автоматизовані системи створення, зберігання та передачі документів.

Для зберігання документів в архіві фахівець повинен знати певні правила і технічні умови. Призначення документів та їх конфіденційність, терміни, умови зберігання - за цими ознаками потрібно розсортувати документи в архіві, а потім ще створити ефективну систему пошуку.

Обов'язки документознавців

Посадові обов'язки документознавців в установі включають в себе

- складання, облік, зберігання та контроль документів;

- систематизацію документообігу та забезпечення переміщення документів;

- організацію оптимального документопотока всередині організації;

- організацію зберігання і розробку класифікаторів документації;

- сортування, експертизу цінності і передачу в архів документів з вичерпаним терміном дії;

- упорядкування вхідної документації;

- розробку стандартних форм і табелів документів;

- створення баз документів зі створенням реєстраційних номерів та індексів та електронних адрес зберігання;

- підготовку необхідних матеріалів до нарад, переговорів і зустрічей.

Ведучий документознавець посадові обов'язки виконує, власне кажучи, ті ж, але з більшою часткою відповідальності, плюс дає завдання нижчестоящим співробітникам.

Посадові обов'язки документознавців в освітній установі

Документовед в освітній установі повинен знати крім інших законодавчих актів Закон РФ «Про освіту». Оскільки дитячі садки і школи мають обмежений штат, то документознавець суміщає обов'язки і секретаря, і діловода, і кадрового працівника, керується в роботі методичними рекомендаціями по роботі з документами в загальноосвітніх установах (лист Міністерства освіти РФ від 2.12.2000 р №03-51 / 64).

Посадові обов'язки документознавців в дитячому саду, крім усього, включають складання трудових договорів з працівниками та оформлення особистих справ, ведення книги обліку дітей. Він також працює з військовим обліковими столом і веде відповідну документацію, якщо в установі є військовозобов'язані співробітники.

Документовед посадові обов'язки в школі доповнює підготовкою проектів розпорядчих документів по руху контингенту і оформленню особистих справ, веденням алфавітної книги учнів та обліком годин навчальної роботи працівників школи, обробкою і оформленням здачі особистих справ учнів в архів.

Вищі навчальні заклади ведуть не тільки освітню діяльність, але й наукову.

Посадові обов'язки документознавців у вузі змушують фахівця хоча б у загальних рисах розуміти профіль діяльності конкретного факультету, адже йому доводиться готувати документи для засідань і нарад і вести їх протоколи і телефонні переговори за дорученням декана.

Особисті якості спеціаліста з документообігу

Уважність - це найголовніше якість фахівця по роботі з документами. Акуратність, скрупульозність і відповідальність доповнюють список особистих якостей, необхідних для роботи з діловими паперами. Помилки в даних, порушення норм законодавства, втрата документів можуть дорого обійтися підприємству при укладенні договору або кадровому аудиті.

Обсяги інформації, з якими працює документознавець, вимагають хорошої пам'яті.

Для роботи в будь-якій сфері йому потрібні посидючість і грамотність при роботі з паперами, а в сфері управління персоналом - і організаторські здібності, і креативність, та комунікаційні навички.

Постановка правильних цілей і робота зі структурою компанії, так звані підприємницькі якості, необхідні документоведу для організації оптимального документообігу та класифікатора.

Часто на невеликих фірмах документознавець працює один. Самоорганізованість, дисциплінованість і самоконтроль допомагають організувати ефективну роботу.

Вимоги до документоведу

Солідна нормативно-правова база з документообігу вимагає професійної підготовки. Тому при прийомі на роботу потрібен диплом вищого навчального закладу або середнього спеціального навчального закладу за спеціальностями «Документознавство», «Документаційне забезпечення підприємства». Існують також суміжні спеціальності «Документаційне забезпечення в юриспруденції» або «Інформаційне забезпечення підприємства».

Законодавчі та підзаконні акти, розпорядчі, нормативні та керівні документи вищих органів, що стосуються документообігу, - це загальні вимоги до документів, які повинен знати документознавець. Посадові обов'язки вимагають знань або хоча б їх основ за методами аналізу, дослідження, проектування, реалізації та розвитку документаційних систем, з проектування та експлуатації автоматизованих систем управления- організації архівної справи і осно програмування.

Переваги та недоліки професії документознавців

Професія документознавців універсальна. Диплом і знання за фахом дозволяють випускнику працювати в будь-якій організації, адже документообіг є скрізь. Це головне достоїнство професії.

Другою перевагою можна вважати можливість працювати адміністратором, архівістом, діловодом, секретарем-референтом, офіс-менеджером, помічником керівника, а не тільки документознавців.

Третій плюс полягає в тому, що, незважаючи на гадану рутинність роботи, документознавець знаходиться в центрі інформаційних потоків в організації та володіє практично всіма її секретами. Іноді він, крім вищого керівництва, єдиний володар цих секретів.

Досвід роботи та підприємницька жилка дозволяють документоведу при бажанні організувати власну справу з надання інформаційних послуг.

До плюсів професії можна віднести також роботу в офісі в хороших умовах незалежно від профілю діяльності підприємства і строгий графік роботи.

Недоліки професії документознавців - це однотипність і, найголовніше, велика відповідальність.

Де може працювати документознавець

Оскільки документознавці, які отримали освіту за профілем, вміють працювати з усіма видами документів (бухгалтерськими, кадровими, науково-технічними), вони можуть бути затребувані в самих різних організаціях:

- в органах влади, як місцевих, так і государственних-
- в органах відомчого управления-
- в архівно-документаційних службах інженерно-технічних і проектних, науково-дослідні установ, в охороні здоров'я, архівних, бібліотечних і музейних, правоохоронних структурах-
- в адміністративних службах та відділах комерційних структур: діловодство, офіс-менеджмент, управління персоналом-
- в бізнесі з розробки інформаційних систем, документаційного консалтингу, аудиту інформаційної безпеки.

Кар'єрне зростання документознавців залежить від місця роботи. У великих структурах він може піднятися до керуючого справами, в маленьких - до помічника керівника. Вершиною кар'єри документознавців можна вважати підготовку документів для Уряду та Президента Російської Федерації.