Хороший постачальник - це запорука успіху будь-якого підприємства

Будь-який керівник знає, що хороший постачальник - це велика рідкість. Не кожна людина може впоратися з такою роботою. А деякі навіть вважають, що снабженцем потрібно народитися або бути їм в душі.

Корисний співробітник

У структурі будь-якого підприємства є особлива служба, яка називається «відділ постачання». Деякі вважають її звичайним підрозділом, але це не зовсім так. Щоб зрозуміти суть проблеми, необхідно спочатку розібратися, хто ж такі постачальники і для чого їх беруть у штат? Всі знають, що для виробництва продукції будь-якого призначення повинні бути в наявності три основні складові:

1) Сировина і матеріали.

2) Обладнання та інші знаряддя праці.

3) Робоча сила.

Кожна з них однаково важлива. Так от постачальник - це людина, яка забезпечує наявність першої складової. Причому робити це він зобов'язаний з максимальною вигодою для підприємства.

Що мається на увазі в даному випадку? Мова йде про тих принципах, яких повинен дотримуватися такий співробітник. По суті, постачальник - це працівник, який забезпечує рідне підприємство сировиною і матеріалами:

• в максимально короткі терміни (при необхідності);
• укладаючи договори за мінімальною ціною;
• в задані терміни;
• в запланованому обсязі.

Звідси ясно, що постачальник - це той, чия діяльність дає можливість будь-якої компанії працювати планомірно, безперебійно і з мінімальними витратами. А це неодмінно має призвести до збільшення прибутку.

Що повинен робити постачальник?

Підприємство тільки тоді зможе добре працювати, коли кожен співробітник буде знати і сумлінно виконувати покладені на нього обов'язки. Якщо з працівниками основного виробництва все зрозуміло, то функції інших необхідно чітко обумовлювати. Так, в обов'язки постачальника входять:

1) Складання планів закупівель тих чи інших матеріалів.

2) Висновок відповідних договорів від імені або за дорученням керівника.

3) Забезпечення своєчасної доставки вантажів на територію підприємства.

4) Контроль цілісності поставляються вантажів.

5) Забезпечення наявності документації, необхідної для підтвердження якості сировини (сертифікат, паспорт або інший документ).

Вся робота проводиться поетапно:

1. Спочатку постачальник повинен скласти план роботи, виходячи з нормативних потреб підприємства. Причому кожен конкретний вид матеріалу має бути прорахований окремо. Одночасно потрібно визначитися щодо бажаної якості.
2. Потім настає момент пошуку партнера. Тут в хід йдуть ділові поїздки і телефонні дзвінки. З великої кількості постачальників треба обрати того, чиї умови кращі.
3. Після цього співробітник відправляється до партнера для укладення договору.
4. Заключний етап - це отримання товару, його комплектація і доставка до місця розвантаження. Паралельно постачальник займається всіма документами супроводу.

Якщо кожен з перерахованих етапів правильно прорахований і виконаний, той у такої компанії буде все, що потрібно для роботи. А отже, її співробітник дійсно знаходиться на своєму місці.

Що дозволено постачальнику?

Щоб добре виконувати доручене завдання будь-якому співробітникові треба мати більше потрібної інформації, а також посильну допомогу і підтримку з боку керівництва. Саме тому «Посадова» постачальника містить не тільки обов'язки, а й його права, яких повинно бути достатньо для нормальної організації роботи. Серед них в якості основних можна виділити:

1) Можливість запитувати у працівників відповідних служб необхідну йому інформацію. Наприклад, постачальник повинен бути в курсі планів підприємства, які складають економісти. Йому необхідно розуміти фінансовий стан компанії на даний момент, щоб орієнтуватися за закупівельними цінами.

Він повинен знати від головного інженера про наявність вільного транспорту у разі організації самовивозу.

2) Для виконання конкретного завдання постачальнику іноді потрібно сприяння і пряма допомога керівництва. На підставі інструкції він має право її вимагати. Наприклад, для здійснення передоплати постачальнику необхідно дати розпорядження головному бухгалтеру.

3) Якщо в ході роботи виявилися якісь недоліки, то він може внести свої пропозиції щодо їх можливого усунення.

Маючи такі права, хороший фахівець завжди може виконати свою роботу таким чином, щоб до нього не було ніяких претензій ні з боку керівництва, ні від працівників основного виробництва.

Важливі моменти

Будь кадровик знає, що інструкція постачальника крім прав і обов'язків містить у собі перелік різних видів відповідальності. У такій роботі нерідко трапляються моменти, коли людина повинна самостійно прийняти рішення, враховуючи тільки свою порядність і моральні принципи.

Приміром, постачальник пропонує віддати товар за завищеною ціною, а в якості компенсації заплатити постачальнику якусь суму готівкою. В даному випадку позитивну відповідь призведе до перевитрати фінансів для підприємства, а для працівника буде солідна незапланована надбавка до зарплати. Питання лише в тому, чи піде на це співробітник. Якщо так, то він порушить свої обов'язки, в яких чітко відображено напрямок діяльності. У розділі «Відповідальність» говориться, що за всі допущені порушення постачальник повинен буде відповідати за законом. Ось тут і проявляється порядність, а значить, і відповідність тієї самої посади, яку він займає. Добре якщо за весь час роботи ця остання частина інструкції його не торкнеться.