Що таке складський облік? Способи ведення складського обліку. Організація обліку, відповідальність, програми

Успішна робота підприємства складається з сумарного впливу різних факторів і грамотного виконання ключових функцій. При цьому варто відзначити, що правильний облік товару можна віднести до одного з основних умов стабільної роботи компанії.

Складський облік

Це поняття використовується для визначення постійного кількісного і сортового обліку, здійснюваного на складі. Без обліку товарів, розміщених на складі, важко забезпечити їх збереження. Для такого процесу використовується картка складського обліку матеріалів, яка є затвердженої законодавством формою для фіксації руху на складі матеріалів окремого виду, розміру і сорту. Заповнюються вони на кожен номенклатурний номер матеріалу. Їх веденням займається матеріально відповідальна особа, наприклад завідувач складом або комірник.

Перед тим як довірити комірнику матеріальні запаси підприємства, з ним, як правило, укладається договір. У ньому описуються види робіт, які виконує співробітник, і ступінь відповідальності в разі втрати або пошкодження продукції, що зберігається на складі.

Організація складського обліку

Грамотно організований процес обліку матеріалів, розміщених на території складу, - це дуже важливий і потрібний сегмент діяльності організації. Для ефективної роботи складу використовується дві поширені системи обліку: партионность і сортова. Але незалежно від того факту, який вибір буде зроблений, матеріально відповідальні працівники будуть вести облік продукції компанії в натуральному вираженні. Дана процедура здійснюється за допомогою використання прибуткових і видаткових товарних ордерів.

Якщо брати до уваги інформацію, яку містять методички з бухгалтерського обліку матеріально-виробничих запасів компанії, то можна зробити висновок, що ведення аналітичного обліку ТМЦ здійснюється за допомогою використання сальдового методу або оборотних накладних. При даних підходах проведення обліку проводиться в розрізі кожного місця зберігання, а також усередині них з фіксацією номенклатурних номерів, різних товарних груп, синтетичних і субрахунків.

Використання карток

Складський облік матеріалів, основою для якого є оборотні відомості, в більшості випадків має на увазі застосування двох вищезгаданих способів. Це дозволяє оптимізувати роботу складу і досягти більш високого рівня продуктивності.

При першому варіанті використовується картка складського обліку, яка відкривається на кожний вид товарно-матеріальної цінності, зберігається на складі. У ній відображаються кількісно-сумові дані, що, по суті, є рух матеріалів. Підставою для заповнення таких карток є первинні облікові документи.

Ведення складського обліку за допомогою карток також має на увазі відображення залишків на перше число і розрахунок обороту за місяць. За допомогою такої документації проводиться складання оборотних відомостей по кожному складу окремо. До того ж дані тих карток, які знаходяться в бухгалтерії, звіряються з документацією, знаходиться на складі.

Можливий і такий варіант, при якому картки обліку не ведуться в бухгалтерії. У цьому випадку видаткові та прибуткові документація групується за номенклатурними номерами. Після за допомогою цих документів проводиться підрахунок підсумків за місяць, причому дані за видатками та парафіям фіксуються окремо. Далі ці відомості відображаються в оборотній відомості. Ті залишки, які були виведені в цих відомостях, порівнюються із залишками, зафіксованими в картках обліку на складі.

Сальдовий облік

Дана форма складського обліку відрізняється від попередньої. Ключова відмінність зводиться до того, що якісний і сумовий облік у розрізі ТМЦ в бухгалтерії не ведеться. Оборотні відомості, відповідно, також не складаються.

При даному виді організації роботи складу облік ТМЦ провадиться в розрізі субрахунків, товарних груп і балансових рахунків, які використовуються для обліку товарно-матеріальних цінностей виключно в грошовому вираженні. Облік проводиться матеріально відповідальними особами. Для даного процесу використовується книга складського обліку або відповідний журнал.

Що стосується бухгалтерії, то вона займається прийомом первинної облікової документації від матеріально відповідальних осіб і згодом перевіряє отримані дані. Коли процес звірки завершений, ті залишки матеріалів, які були зафіксовані на перше число, переносяться в сальдову відомість.

Партійний облік

Торговельне й складське в даному випадку організовані таким чином, що конкретна партія товару зберігається окремо. Причому на кожну з них комірник виписує партійний картах у двох примірниках. Для реєстрації таких карт використовується спеціальна книга. При цьому саме номер прийнятої партії є номером реєстрації в даній книзі. Після внесення потрібної інформації один примірник передається в бухгалтерію, а другий залишається на складі і виконує функцію регістра складського обліку.

Варто відзначити той факт, що в якості партії визначається ТМЦ одного найменування. Даний товар при цьому повинен бути поставлений одним постачальником. Що стосується кількості доставок, то їх може бути кілька.

При заповненні партионной карти працівник складу повинен вказати дату складання, її номер, час заповнення акта про прийом товару, вид транспорту, реквізити постачальника, номер і дату накладної, найменування продукції, місце відправлення, а також масу і сорт.

Складський облік матеріалів, в якому використовується партійний метод, має на увазі відображення під час відпустки товару дати даної дії, номери витратного товарного документа, виду транспорту, найменування одержувача, кількості і сорти відпущеної продукції. В цей же час у видатковому документі вказується номер партионной карти.

Коли всі запаси конкретної партії виявляються витрачені, завідувач складом і товарознавець ставлять свої підписи на карті і передають її в бухгалтерію, де вона згодом буде перевірена.

Можливо, що під час перевірки буде виявлено недостачу. У цьому випадку складський облік передбачає такі дії: бухгалтер до проведення наступної інвентаризації списує недостачу на витрати обігу, але лише за умови, що вона була в межах норм природних втрат. Якщо ж норми були перевищені, то недостача повинна стягуватися з тих осіб, які несуть матеріальну відповідальність за продукцію, що зберігається на складі.

Також варто враховувати ту інформацію, що партионность система складського обліку включає складання акта на повністю витрачену партію ТМЦ.

Як використовуються складські журнали при сортовому обліку?

Якщо застосовується такий спосіб ведення обліку, то комірник відкриває одну або кілька сторінок в товарному журналі на кожен сорт і найменування продукції. Також може бути заведена окрема картка. Кількість сторінок залежить від обсягу операцій, що проводяться з прийому і витраті.

У заголовку картки або сторінки журналу необхідно вказати артикул, найменування, сорт та інші ознаки, які відрізняють конкретний товар. Місце, що залишилося на сторінці використовується для відображення приходу, витрат і залишків продукції.

Книга складського обліку (журнал) необхідна для фіксації даних при оформленні кожного прибуткового чи видаткового документа.

Законодавство дозволяє використовувати різні форми журналів. Як приклад можна привести товарний журнал за формою N МХ-2. Вести його зобов'язаний комірник чи інша відповідальна особа. Підставою для його заповнення є документи про прийомі та видачі ТМЦ, здані раніше на зберігання. У такому журналі вказуються такі дані:

- дата, коли ТМЦ були прийняті на зберігання;

- підрозділ, який передало складу товарно-матеріальні цінності;

- найменування, ціна, кількість, одиниці виміру ТМЦ;

- номер і дата документів, які використовувалися під час видачі та прийому продукції;

- місце зберігання.

Для того щоб товар був прийнятий на зберігання і згодом виданий, необхідно завірення відповідної документації підписами комірника і завідуючого складом.

Грамотно організувати складський облік кількісного типу, при которомфіксіруются рух і залишки продукції, допоможуть різні види товарних журналів, за допомогою яких ведеться облік товарно-матеріальних цінностей у місцях зберігання, а також фіксація їх витрати. Подібні відомості можуть відображатися також у вигляді відомостей.

Як проводиться уцінка ТМЦ?

Торговельне й складське неминуче пов'язані з таким явищами, як застарівання товарів, а також зниження попиту на них або втрата якості. Ці проблеми не можна ігнорувати, і для їх ефективного вирішення використовується процес уцінки. Для її оформлення знадобиться акт уцінки матеріально-товарних цінностей.

Складати і підписувати його потрібно у двох примірниках. Роблять це відповідальні особи, які представляють спеціальну комісію. Одна копія залишається у завідувача складом (її потрібно зберігати), друга відправляється в бухгалтерію. У деяких ситуаціях один примірник може бути прикріплений до товарної накладної. Робиться це для подальшої передачі даного документа організації, що займається продажем уціненого товару, або з метою повернення виробнику.

Системи управління складом

Одним з ключових завдань будь-якого бізнесу є автоматизація та оптимізація всіх внутрішніх процесів підприємства. Це дозволить заощадити час і підвищити якість обслуговування.

Склад не є винятком. Для того щоб прискорити різні процеси, що мають відношення до прийому і витраті товару, використовується програма складського обліку. Вона може мати різний вигляд і структуру, але функції подібного програмного забезпечення залишаються незмінними.

Йдеться наступних можливостях:

- розподіл продукції на складі по осередках зберігання, партіям і відповідальним особам;

- можливість динамічного перерахунку складських залишків;

- відстеження вантажів за маршрутами руху;

- використання різних способів формування ціни товару;

- інвентаризація і подальше формування актуальною звітності згідно її підсумками;

- формування прибутково-складських ордерів;

- переоцінка товару внаслідок впливу різних чинників, що формують його вартість;

- управління складом.

Добре складена програма складського обліку дозволяє налагодити ефективну роботу транзитного товарного складу, а також складських приміщень, що мають загальне призначення. Також практикується використання електронного аналога картки складського обліку, яка володіє всіма актуальними фільтрами. Йдеться про відстеження інформації по наступних напрямах:

- валюта, використовувана для оплати товару (по порівнювальної відомості, акту про надлишки і недостачі, відомості фактичної наявності та ін.);

- партія продукції, терміни її зберігання, дата закінчення дії сертифікатів;

- різні види операцій з ТМЦ;

- цільове призначення;

- пересортиця;

- матеріально відповідальні особи;

- операції укомплектування і розукомплектування матеріальних цінностей на складі.

Як правило, такий автоматизований складський облік допрацьовується розробником з урахуванням індивідуальних особливостей бізнесу конкретного клієнта.

Актуальні програми

Для ефективної організації роботи складу може використовуватися різне програмне забезпечення. Але одним з найпопулярніших варіантів є «1С Складський облік». Цей софт має певні переваги, які й приваблюють безліч компаній, інтегруючих дану програму в роботу своїх складів.

Ключові функції виглядають наступним чином:

- швидкий і своєчасний облік матеріальних цінностей, їх приходу і переміщення;

- точне ведення всієї складської документації;

- своєчасне і зручне ведення складського журналу (карток);

- наявність всіх необхідних інструментів для коректного проведення інвентаризації;

- уявлення та обробка системи складських приміщень.

За допомогою даного програмного забезпечення можна якісно охопити кілька напрямків господарської діяльності підприємства. Йдеться про управління правилами продажів, запасами, фінансами, закупівлями і доставкою товарів. До основних переваг "1С" можна віднести простоту використання програми, можливість її корекції з урахуванням потреб конкретної організації і повна відповідність нормам російського законодавства.

При бажанні можна скористатися і іншими програмами: «СуперСклад», «Товар-гроші-товар» та іншими.

Висновок

Очевидно, що робота складу грає не останню роль у побудові ефективної діяльності компанії. Тому від рівня організації складських функцій залежить якість сервісу, швидкість доставки і стан процесу продажів в цілому. Таким чином, будь-яка компанія, зацікавлена в успішному побудові циклу продажів і доставки продукції, повинна якісно організувати облік товару.