Як зробити в "Ворді" список за абеткою: поради

Робота з документами у програмі «Ворд» часто передбачає складання списків за алфавітом. Так, студентам необхідно оформляти списки літератури, керівникам або їх секретарям - списки співробітників. Звичайно ж, для зручності роботи потрібно знати, як зробити в «Ворді» список за алфавітом автоматично. Це досить просто. У цій статті описано, як складати прості і нумеровані списки, за основу яких взято поділ тексту на абзаци.

Підготовка

Перед тим як зробити в «Ворді» список за алфавітом, матеріали (позиції майбутнього списку) потрібно підготувати. Вони повинні задовольняти простому вимогу: кожна позиція має бути відокремлена від іншої знаком абзацу. На цьому етапі ваші матеріали вже будуть являти собою список, однак він буде позбавлений структури.

Поширеною помилкою при складанні списків є простановка зайвих абзаців. Наприклад, якщо кожна позиція являє собою не один рядок, а абзац складної структури (скажімо, бібліографічний опис і анотація), легко пропустити зайвий знак абзацу, що відокремлює вихідні дані книги від її опису. Ця помилка чревата тим, що програма прочитає ці дві частини як незалежні, зробить з них різні позиції, відповідно, розподілить в списку за алфавітом далеко один від одного.

Друга поширена помилка - відсутність знака абзацу на кордонах позицій. Замість нього може стояти інший знак (наприклад, пробіл). Так часто трапляється, коли абзац займає рядок, а перенесення на нову здійснюється автоматично, а не примусово, тобто натисканням клавіші Enter. У цьому випадку "Ворд» не розділить елементи списку і, відповідно, відсортує "злиплі" елементи за першою з них.

Тому, перед тим як складати список літератури за алфавітом в «Ворді», увімкніть режим відображення недрукованих знаків і переконайтеся, що, по-перше, кожна майбутня позиція відділена від подальшої знаком абзацу, по-друге, всередині кожного абзацу не міститься зайвих поділок.

Сортування за алфавітом

Щоб відсортувати вийшов список за алфавітом, виділіть його і на вкладці «Головна» в закладці «Абзац» знайдіть кнопку «Сортування».

У вікні, в лівому полі виберіть опцію «Абзац», а в правом («Тип») - опцію «Текст».

Таким чином, критерієм відділення одного фрагмента від іншого для програми буде абзац (його «Ворд» прийматиме за одиницю списку), а сортування відбуватиметься не за датою і не по числах, а по буквах.

Зверніть увагу, що «Ворд» дозволяє сортувати по зменшенням і за зростанням: досить зробити відповідний вибір.

Після натискання кнопки ОК ваш список буде відсортований за алфавітом.

Поширена помилка при створенні нумерованого списку

Студенти і автори інших кваліфікаційних робіт часто цікавляться тим, як зробити в «Ворді» список за алфавітом, що містить також і нумерацію. Це досить просто, якщо не припуститися однієї помилки, яка чомусь є досить поширеною.

Справа в тому, що програма вміє сортувати і по буквах, і по числах, тому нерідко можна бачити, як автор роботи вручну нумерує список, а потім намагається його відформатувати. Це хибний шлях.

Створення нумерованого списку за алфавітом

Для того щоб список був відсортований за алфавітом і при цьому залишався нумерованим, його потрібно оформити як нумерований.

Для цього виділіть список і натисніть на вкладці «Головна» кнопку «Нумерація». Кожному з абзаців буде присвоєно відповідний номер. Нумерований список за абеткою в «Ворді» створюється за тим же алгоритмом, що і ненумерований. При сортуванні нумерація автоматично змінюється (оновлюється).

Продовження списку

Важливо знати не тільки те, як зробити в «Ворді» список за алфавітом, але і те, як його продовжити.

Якщо базу матеріалів потрібно доповнити однієї або багатьма позиціями, не обов'язково шукати для них відповідне місце, досить вписати їх як окремі абзаци, потім виділити весь список і знову впорядкувати - новим елементам списку програмою будуть знайдені відповідні місця, а нумерація знову оновиться.

Особливості форматування

Іноді виникають складнощі з тим, що список за абеткою в «Ворді 2010» (як і в більш ранніх версіях) при включенні до нього нових позицій не форматуються автоматично. Найпоширеніша проблема в тому, що програма не нумерує знову додані елементи і при оновленні сортування виносить їх за межі загального списку.

Щоб уникнути цього, необхідно не просто дописати нові абзаци в кінці списку, але і включити в загальну нумерацію. «Ворд» - досить примхливе додаток, тому на цьому етапі трапляється, що вставлені елементи нумеруються, проте їх форматування відрізняється від всіх інших позицій. Тому включати в загальну нумерацію нові елементи краще за допомогою кнопки «Формат за зразком», що знаходиться зліва на вкладці «Головна».

Поставте курсор на цифрою частину списку, виділіть повністю один з абзаців, включаючи кінцевий незримий символ, двічі клікніть по кнопці «Формат за зразком», а потім виділіть нові абзаци списку. Вони будуть включені в загальний список.

Тепер можна виділяти весь список і заново сортувати його.

Як це часто буває, розповідь про те, як в «Ворді» розставити за алфавітом список, набагато складніше і довше самої процедури. Достатньо кілька разів пройти всі етапи від початку і до кінця, і сортування списку не являтиме ніяких складнощів.