Автоматичне письмо: як зробити розсилку?

Більшість пересічних користувачів працює з електронною поштою безпосередньо на сайті. Наданого їм функціоналу цілком достатньо для створення та отримання листів. Але що робити, якщо необхідно одне і те ж лист відправити великому числу людей, потрібно відіслати певне послання в конкретний час, продовжувати відправляти листи без участі людини, поки той ніжиться на пляжі у відпустці? У таких випадках на допомогу приходять всілякі програми та сервіси автоматичної розсилки. Вони розрізняються по функціоналу, платності / безоплатності, особливостям роботи і багатьом іншим факторам, але те, що їх об'єднує, - для роботи їм не потрібно постійна присутність людини. Розсилка листів може здійснюватися цілодобово з різним налаштованим інтервалом.

Навіщо потрібні розсилки?

Думка, що основним і найбільш результативним маркетинговим інструментом є сайт, далеко від істини. Велика частина покупців товару або послуги при одноразовому візиті на веб-сторінку ще не готова прийняти рішення про здійснення покупки. Причини можуть бути різними, і не на останньому місці стоїть банальна забудькуватість. Клієнти просто не пам'ятають, що бачили щось, що привернуло їхню увагу. Деяким потенційним покупцям доводиться неодноразово нагадувати про себе, поки вони, нарешті, не здійснять покупку. І автоматичне письмо, яке направляється по електронній пошті, служить таким нагадуванням.

Можливості поштових клієнтів і сервісів

Існує безліч програм і сервісів автоматичної розсилки кореспонденції, як платних, так і безкоштовних. Їх функціонал не обмежується тільки відправкою листів без участі людини, його можливості набагато ширше:

1. Перед масовим розсиланням ефективність листів можна протестувати на обраній групі користувачів, вивчивши статистику відправки і доставки цих листів, активність клієнтів після їх отримання.
2. Сервіси дозволяють регулярно актуалізувати список передплатників, обробляючи сервісні повідомлення про помилки доставки. Таким чином, ресурси системи не витрачаються на непотрібні дії по розсилці на неіснуючі більш адреси.
3. Статистичні дані по переходах по посиланнях в листах допоможуть оцінити ефективність рекламної кампанії.
4. Вбудована технологія визначення місця розташування передплатників дозволить підбирати листи для розсилки, виходячи з географії.
5. База для здійснення розсилки листів може бути поповнена різними автоматичними способами, наприклад, скануванням сайтів в мережі.

Налаштовуються також автоматичні відповіді на листи. Це виявиться корисним, наприклад, при від'їзді. Написавшему можна повідомити, що лист отримано, але відповідь на нього буде після повернення через якийсь час. Якщо відбулася зміна адреси електронної пошти, то отримати відправляються на стару адресу пошту дуже легко - досить налаштувати пересилку. Але як повідомляти всім пишучим, що стару адресу більш неактуальний, і наступного разу краще писати відразу на інший? І в цьому допоможе автоматичне письмо.

Такі програми зазвичай мають шаблони типових листів, які легко можна модифікувати під себе. Завдяки всьому цьому автоматична розсилка дозволяє просувати товари та послуги з мінімальними витратами часу і коштів на рекламу, обробку та аналіз кореспонденції.

Що розсилати?

Найбільшою популярністю користуються листи-привітання (наприклад, після реєстрації на ресурсі) і подяки (наприклад, за досконалий замовлення або довготривалу співпрацю з компанією).

Привітання є найбільш читаються листами. Люди звикли бачити їх, більшість їх відкриває в пошуках якоїсь корисної або цікавої інформації.

У листах-подяках можуть міститися дані про замовлення, способі доставки, різних акції і знижки постійним клієнтом. Все це приваблює людей, і такі листи теж, як правило, читаються або хоча б побіжно проглядаються.

Автоматичне лист може пропонувати товари, супутні тим, які людина придбала, або якими цікавився. Листи дозволять привітати, приміром, з днем народження, зробивши індивідуальне вигідну пропозицію.

Для роботи зі складними проблемами клієнтів, звичайно ж, вже знадобляться фахівці. Але більш прості питання завдяки автоматичним листам можуть вирішуватися в цілодобовому і щоденному режимі тоді, коли вони потрібні користувачам.

Серед усього розмаїття програм і сервісів добре відома програма Outlook від Microsoft, тому способи створення розсилок, автоматичних відповідей і переправлення певних листів на інші адреса будуть розглянуті саме на її прикладі.

Розсилка

Щоб відправити лист великої групи людей, немає необхідності кожного разу додавати їх в список адресатів вручну. Для цього можна створити список розсилки. На вкладці «головна» в програмі необхідно вибрати пункт «створити групу контактів», потім вказати ім'я для цієї групи і додати в неї учасників. Список учасників та назва групи при необхідності редагуються або видаляються повністю. Один і той же контакт може входити в як завгодно велике число груп користувачів, яким буде виконуватися автоматичне розсилання листів. Це дозволяє економити чимало часу.

Автоматичне письмо: як зробити

Іноді буває необхідність відправити автоматичне письмо в строго певний час, причому за відсутності самого відправника біля комп'ютера. Автоматична відправка листів Outlook дозволяє зробити і це. Слід написати звичайний лист, при необхідності вкласти в нього потрібні файли, вказати адресата (адресатів) або список розсилки, а потім перейти до розділу меню «параметри». Далі в цьому розділі вибирається пункт «затримка доставки», а потім - «не доставляти до». Потім налаштовуються всі необхідні параметри, в тому числі дата і час відправлення листа, наявність або відсутність повідомлень про доставку та прочитання і т. Д.

Після зазначення всіх потрібних даних слід відправити лист. Воно збережеться в папці відправлених листів, але реально піде одержувачу тільки в зазначений день і годину. Важливо, щоб в цей час комп'ютер був включений, програма була на ньому запущена, а також присутнє інтернет-з'єднання. Якщо ж ці умови не були створені в потрібний момент, то автоматична відправка листів станеться в той момент, коли вони, нарешті, будуть виконані. Це не дуже зручно, проте тут нічого не можна вдіяти.

Автоматична пересилка листів Outlook

Переправлятися від першої адресата до інших листи можуть двома способами - пересиланням і перенаправленням. Переслані листи відрізняються наявністю в темі абревіатури FW, а одержувач бачить, з якої адреси лист був відправлений спочатку, а з якого потім переслано йому. Перенаправлення для одержувача ніяк не помітно, він бачить лист як відправлене перший відправником.

Управління пересиланням

Можна налаштувати або переправлення абсолютно всіх листів, або створити правила, що регламентують, що і коли має пересилатися. При цьому переслані листи зберігаються в папці «Вхідні». Програма аналізує прислане лист, і якщо воно відповідає умовам, зазначеним у правилах, то виконує заданий цим правилом дію. Це може бути не тільки автоматична пересилка листів або відповідь на них, а й перекладання його в певну папку, т. Е. Сортування, видалення і т. Д.

Щоб створити правила обробки вхідної кореспонденції, необхідно вибрати пункт «правила» на головній вкладці програми. Далі в меню «управління правилами і оповіщеннями» вже безпосередньо налаштовуються алгоритми обробки одержуваних листів.

Заборона пересилки

Деякі листи не можуть бути переслані - це відбувається, коли відправник встановив на що посилається їм кореспонденцію захист, що не дозволяє одержувачеві ділитися цією інформацією з ким-небудь ще. Таке обмеження знімається тільки відправником, одержувач не зможе цього зробити ніяким способом.

Також в компаніях системний адміністратор може встановлювати власні правила, які обмежують чи забороняють повністю пересилання листів за межі мережі підприємства, а іноді і всередині неї. Це робиться для захисту корпоративної інформації.

Автовідповіді

При відсутності адресата на місці через відрядження, відпустки, хвороби або з якихось інших причин можуть бути налаштовані автоматичні відповіді на листи. Якщо пошта розташовується на корпоративному поштовому сервісі, то також можна створити різні відповіді на листи, що приходять від інших співробітників компанії, і на одержувані ззовні.

Для включення цієї функції в меню програми в розділі «файл» вибирається пункт «автовідповіді», де необхідно вибрати «відправляти автовідповіді». У цьому розділі пишеться сам текст листів, а також вказується період, протягом якого ці відповіді будуть відправлятися. Якщо до закінчення цього періоду користувач з'явиться в мережі, то йому буде запропоновано відключити функцію.

На період дії автовідповіді можна задати правила обробки пошти, наприклад, на пересилку їх іншим співробітникам компанії, які можуть вирішувати виниклі питання, і т. Д.

У програмі доступна докладна довідка, а також спливаючі підказки, допомагають уникнути поширених помилок при роботі з нею.